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Um programa de job shadowing pode envolver os funcionários em experiências de trabalho significativas e acelerar sua curva de aprendizado em uma posição de trabalho.
As pessoas adoram aprender, e a falta de oportunidades para aprender e crescer é a principal razão pela qual as pessoas deixam seus empregos.
A maioria das pessoas também gosta de ensinar, compartilhar conhecimento e falar sobre sua experiência, o que cria o ambiente perfeito para ter programas de job shadowing em sua organização.
O que é job shadowing?
Job shadowing é uma forma de aprendizado no trabalho. Acontece quando os funcionários aprendem observando outra pessoa fazendo seu trabalho com o objetivo de aprender.
Tem semelhanças com a mentoria, embora a mentoria geralmente ocorra por um período mais longo que pode durar muitos anos. A mentoria também frequentemente tem um foco mais amplo, enquanto o job shadowing se concentra em observar uma tarefa ou trabalho específico.
Exemplos de iniciativas de job shadowing
O job shadowing pode assumir várias formas. A mais tradicional ocorre quando o aprendiz segue o anfitrião durante todo o dia, observando cada tarefa.
Com o ambiente mudando rapidamente para ambientes remotos e híbridos, os programas de job shadowing podem ser divididos em qualquer formato que faça mais sentido para a organização.
Alguns exemplos de iniciativas de job shadowing:
- Um novo vendedor se junta à equipe de vendas e passa as primeiras três semanas fazendo sombra a outros vendedores, profissionais de desenvolvimento de vendas e atendimento ao cliente.
- Um desenvolvedor de software assume um papel de gerente de projeto em uma iniciativa de recrutamento interno e se junta a um gerente de projeto de outro produto.
Quais são os benefícios do job shadowing?
Ter um programa de job shadowing oferece muitos benefícios para o anfitrião, o aprendiz e a organização.
Benefícios para os funcionários anfitriões:
- O job shadowing frequentemente é usado para ajudar os novos contratados a aprenderem seus empregos, mas também é uma ferramenta eficaz de upskilling de funcionários experientes, ajudando-os a avançar em seus planos de desenvolvimento profissional.
- Oportunidade de compartilhar conhecimento e obter uma nova perspectiva sobre seu trabalho.
- Melhoria contínua das power skills, como a comunicação.
Benefícios para o aprendiz:
- Oportunidade de fazer perguntas e obter respostas em tempo real (importante para lidar com as muitas dúvidas que surgem quando alguém começa em um cargo), acelerando o processo de adaptação e tornando a integração menos estressante.
- Um espaço para começar a estabelecer contatos com novos colegas (muito importante para ambientes remotos e híbridos).
- Uma compreensão melhor dos desafios que a pessoa enfrentará ao desempenhar o trabalho.
- A sensação de que a empresa se preocupa com o desenvolvimento profissional das pessoas.
Benefícios para a organização:
- Maior engajamento, colaboração e compartilhamento de conhecimento entre os funcionários.
- Promoção de uma cultura de aprendizado contínuo na organização.
- Processo de upskilling mais rápido.
- Processo de integração mais rápido e acolhedor.
Como uma organização pode iniciar um programa de job shadowing?
#1 Estabelecer Objetivos
O primeiro passo para criar um programa de job shadowing é definir os objetivos do programa. Você deve decidir o que deseja alcançar; por exemplo, deseja usá-lo para ajudar gerentes recém-promovidos ou proporcionar uma melhor experiência de integração para novos funcionários?
Depois de determinar seus objetivos alinhados com a visão de negócios, comece a definir um framework e a determinar como medirá o sucesso.
#2 Criar um Framework
Durante esta fase, é preciso tomar decisões importantes, como listar possíveis anfitriões, duração, frequência e maneiras de medir o sucesso.
Se a organização trabalha em um ambiente híbrido ou remoto, lembre-se também de estabelecer um framework para o job shadowing online.
O job shadowing remoto pode não permitir conversas informais durante o café, mas oferece a oportunidade para que mais pessoas façam shadowing. Isso inclui trabalhadores de outras geografias e divisões que podem agregar muito ao programa.
Perguntas a serem feitas ao criar o framework para seu programa de aprendizado no trabalho:
- Quais são os departamentos que podem se beneficiar do programa?
- Quem são as pessoas na organização que podem ser anfitriãs de um programa de job shadowing?
- Quanto tempo podem alocar para a iniciativa?
- Quando começa o processo e quanto tempo durará?
- Qual é a frequência das sessões?
- Quais são as métricas que medirão o sucesso do programa?
- Quais são os documentos e outros materiais que você precisará para estabelecer e comunicar o programa?
- Qual será o papel da liderança no processo?
#3 Obter o apoio da liderança
Contar com o apoio dos líderes é crucial para todos os aspectos do seu plano de treinamento e desenvolvimento, e isso também se aplica ao programa de job shadowing.
Em muitas organizações, as iniciativas de job shadowing são organizadas dentro de departamentos específicos.
Os líderes desses departamentos possuem o conhecimento e a experiência necessários para estruturar e orientar o programa durante sua duração. Eles também podem facilitar as conexões entre os aprendizes e as pessoas ou equipes relevantes.
O processo de integração é um momento crucial na experiência de um funcionário, e é essencial incorporar o job shadowing no processo de integração de departamentos como suporte ao cliente e vendas. Isso garante que os novos funcionários recebam uma introdução completa a seus papéis e responsabilidades.
#4 Desenvolver os documentos e a comunicação necessários
Para envolver os anfitriões, os aprendizes e os líderes no processo, você precisará fornecer instruções claras e melhores práticas sobre como realizar o processo.
- Modelo de projeto/tarefa no Asana (ou outra ferramenta semelhante) para o programa de job shadowing, a ser incluído com outras tarefas de integração.
- Uma pesquisa sobre o programa ou perguntas incluídas na pesquisa de feedback de integração.
- Guia para a pessoa que está sendo treinada, com instruções sobre como ser um bom seguidor, sugerindo perguntas para conduzir as sessões.
- Escreva um modelo para os e-mails/mensagens que você enviará às pessoas envolvidas.
Algumas perguntas podem incluir:
- Qual é a melhor parte do seu trabalho?
- Qual é o principal desafio que você está enfrentando atualmente?
- O que você mudaria no cargo/departamento?
- Você recomenda a leitura de algum conteúdo específico (posts de blog, gravações de reuniões, etc.)?
- Quais power skills você acha que eu precisarei aprimorar para me destacar neste cargo?
#5 Comece
Comece a incorporar o job shadowing em seus programas de treinamento corporativo. Você pode começar com um departamento (atendimento ao cliente, vendas e manufatura são alguns exemplos) ou com um perfil de funcionário, como os recém-contratados.
Forneça outros tipos de iniciativas de treinamento corporativo complementares para reforçar as lições do programa de job shadowing.
Combine cuidadosamente os aprendizes e os anfitriões com base nos objetivos individuais de carreira e organizacionais. Considere fatores como compatibilidade, habilidades linguísticas e a probabilidade de desenvolver relacionamentos entre departamentos.
#6 Espalhe a Palavra
Depois de projetar seu programa, contar com o apoio da liderança e suas comunicações estarem prontas, é hora de as pessoas ficarem sabendo.
O engajamento será maior se os funcionários entenderem os benefícios do programa para eles e para a empresa. Inicie um processo educacional para possíveis anfitriões, aprendizes e seus supervisores. Comunique os benefícios por meio de ferramentas de mensagens e reuniões abertas.
Prepare seus primeiros participantes para o programa antes mesmo de começar. Uma boa maneira de iniciar o programa é com uma reunião de quebra-gelo e preparação com o aprendiz, o líder e a pessoa que oferece o treinamento.
Descubra suas expectativas e desejos para ver como o programa pode atendê-los. Além disso, forneça informações sobre logística e diretrizes de comportamento profissional – as informações que você disponibilizará no guia do participante.
Além disso, treine o aprendiz na construção de relacionamentos, ajudando-o a formular boas perguntas e incentive-o a fazer anotações durante o processo de shadowing.
#7 Coletar Feedback para Manter o Programa Relevante
O programa não será perfeito na primeira vez que você o tentar. Realize uma pesquisa de feedback contínua de todos os interessados e faça ajustes conforme necessário antes de lançar o programa de forma mais ampla.
Além disso, verifique se o programa atende aos objetivos que você estabeleceu inicialmente. Continue aperfeiçoando o programa a cada iteração.
Decida quais serão os próximos passos para garantir que o aprendiz e a empresa continuem a aproveitar o treinamento. Pergunte ao aprendiz o que mais ele gostaria de aprender sobre a habilidade ou o trabalho e a maneira mais conveniente de fornecer esse treinamento.
Pergunte a eles se se sentiriam confortáveis em se tornar anfitriões no futuro (sempre é bom acompanhar aqueles na equipe que gostam de ensinar).
Além disso, pergunte aos anfitriões sobre suas próprias necessidades de desenvolvimento. Mesmo sendo funcionários experientes, eles podem querer fazer shadowing de alguém como parte de seu plano de treinamento em liderança.
Considerações Finais
Um excelente programa de job shadowing pode ajudar a reter funcionários e preencher lacunas de habilidades mais rapidamente, além de contribuir para promover uma cultura de aprendizado contínuo no local de trabalho.
Para aproveitar ao máximo o programa de job shadowing, planeje-o cuidadosamente e continue aprimorando-o com base no feedback dos participantes e nas métricas. Além disso, reforce as lições que os funcionários aprenderam por meio do programa de job shadowing por meio de outras oportunidades de treinamento.
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