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Los seres humanos son colaborativos por naturaleza y catalizar esto para mejorar el rendimiento empresarial es esencial para las organizaciones que tienen objetivos audaces. Consulte este artículo sobre estrategias y herramientas que facilitan la colaboración en el trabajo.
La colaboración es una pieza clave para las empresas que quieren obtener resultados por delante de las demás. Para inspirar a las personas en puestos de liderazgo, hemos reunido en este artículo estrategias y herramientas que pueden aplicarse para crear y gestionar equipos colaborativos.
Qué es la colaboración en el trabajo y las ventajas de la colaboración en equipo para las empresas
La colaboración en el trabajo se produce cuando las personas de una organización se reúnen en torno a un objetivo común, para llevar a cabo un proyecto o desarrollar nuevas ideas u objetivos.
A diferencia del trabajo en equipo, que significa un grupo de personas que trabajan juntas por un objetivo común, un proyecto de colaboración es un proceso formalizado en el que personas de diferentes equipos, competencias y conocimientos se reúnen para resolver problemas concretos o crear algo nuevo.
Con un equipo que trabaja en colaboración, proyectos que serían largos y complicados si hechos individualmente se hacen posibles.
Algunos ejemplos de colaboración en el trabajo que pueden tener un impacto positivo en la empresa:
- Cambios importantes en sistemas que afectan a una gran parte de los departamentos
- Fusiones, adquisiciones y ampliaciones
- Incorporación de nuevas personas a la empresa
- Celebración de eventos y lanzamientos importantes
- Implantar principios y proyectos ESG
- Analizar y mejorar el embudo de ventas desde la generación de clientes potenciales hasta la renovación
- Brainstorming para encontrar soluciones a un reto específico
- Mapear procesos clave
- Producir historias de éxito de clientes
La creación de equipos de colaboración permite combinar diferentes capacidades y habilidades específicas que difícilmente se encuentran en una sola persona. El poder del grupo también potencia estas habilidades, con más motivación y un mayor sentido de la responsabilidad.
La diversidad parece ser un factor diferenciador para mantener equipos colaborativos: un informe realizado por McKinsey demostró que las empresas percibidas como comprometidas con la diversidad tienen un 11% más de probabilidades de afirmar que pueden «ser quienes son» en el trabajo, lo que les anima a participar y contribuir.
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Los beneficios de la colaboración en el trabajo son diversos y afectan a los departamentos y procesos en varios frentes. Algunos de los principales:
Upskilling en la práctica
Las iniciativas de colaboración en la empresa son una forma de hacer el upskilling del equipo en proyectos prácticos y relevantes para la empresa.
La resolución de conflictos, el liderazgo, el intercambio de conocimientos y la gestión de proyectos son algunas de las muchas habilidades que pueden absorberse mediante la colaboración en el trabajo.
Compromiso y propósito
La interacción y las oportunidades de conexión entre personas que trabajan con diferentes perspectivas de la empresa aumentan el compromiso y el sentido de propósito, responsabilidad e importancia del impacto de cada uno en la organización.
Visión holística de la organización
Al participar en iniciativas de trabajo colaborativo, las personas pueden ir más allá de sus propias funciones en la organización, visualizar mejor los procesos y flujos entre departamentos y comprometerse con la consecución de los resultados de la empresa.
Oportunidades de movilidad interna
El talento que la empresa busca para puestos estratégicos en el negocio puede estar dentro de la propia empresa, y es más barato invertir en iniciativas de movilidad interna que contratar en el mercado.
La creación de equipos colaborativos puede ser un contexto para que estos talentos ganen protagonismo para ocupar nuevos puestos.
Innovación
Para los clientes, la unión de diferentes formas de pensar aporta mejores soluciones y una experiencia aún más rica y ventajosa. Al fin y al cabo, en los resultados influyen directamente el aumento de la creatividad del equipo, la mejora de las relaciones internas y externas, y también la retención de talentos.
¿Qué habilidades son esenciales para colaborar con éxito en el trabajo?
Los proyectos complejos requieren equipos de colaboración que reúnan competencias técnicas, pero cuando se trata de colaborar en el trabajo, las competencias interpersonales (soft skills) son muy importantes.
Algunas habilidades interpersonales que tienen sentido para un grupo de trabajo dentro de la empresa:
- Paciencia y escucha activa
- Resolución de conflictos
- Habilidades de comunicación
- Brainstorming y creatividad
- Visión estratégica
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5 estrategias para crear equipos colaborativos
Se pueden implantar estrategias, procesos y buenas prácticas en la organización para que la colaboración en equipo impregne todos los departamentos y se convierta en parte de la cultura de la empresa. He aquí algunas de ellas:
#1 Prepare al liderazgo
Cuando las personas de la empresa son contratadas para proyectos relevantes, tienen un espacio para hablar y son escuchadas, lo que contribuye a un mayor sentido de la responsabilidad hacia los objetivos empresariales.
En los puestos de liderazgo, crear oportunidades de colaboración en el trabajo va más allá de identificar el reto e identificar a las personas con potencial para superarlo: también incluye crear un espacio para la comunicación honesta y abierta en el equipo, abrirse a los desacuerdos y a las conversaciones difíciles.
#2 Establecer una cultura de reconocimiento
Dar reconocimiento a las personas por participar en equipos de colaboración da visibilidad y hace que todos se sientan valorados. El reconocimiento es algo que algunas personas, dependiendo de dónde se encuentren en su carrera, valoran más que las retribuciones en dinero.
Para quienes buscan un sentido a su trabajo, tener la oportunidad de inspirar y compartir conocimientos con otras personas inteligentes y eficaces también suma muchos puntos para el compromiso del talento.
Algunas formas de reconocer a las personas por su actitud colaboradora y su participación en proyectos especiales:
- Bonificaciones y premios
- Participación en procesos internos de selección
- Menciones públicas en espacios importantes como la junta general o correos electrónicos y grupos en apps de comunicación corporativa
#3 Convertir las acciones en procesos documentados
La colaboración y la comunicación efectiva son agendas abstractas que pueden perderse en el día a día, pero hay una forma de llevar la abstracción a algo concreto y lógico: procesos que apoyen el trabajo colaborativo en la empresa.
Algunos procesos que pueden crearse para reducir las tareas administrativas y reproducir las buenas prácticas cuando se forman grupos de colaboración:
- Reuniones periódicas con un orden del día definido
- Difusión de los avances del grupo en reuniones con otros equipos interesados
- Evaluaciones e indicadores de rendimiento
- Alcance del trabajo registrado con las tareas asignadas a cada participante en las herramientas del proyecto
- Grupos específicos en las herramientas de comunicación
- Asignación de espacio en las reuniones de equipo para brainstorming
#4 Promover el aprendizaje permanente (lifelong learning)
Las personas con una mentalidad de lifelong learning son personas que no ven el aprendizaje como algo que ocurre en cursos y universidades, sino todo el tiempo, y tienen una mente abierta para preguntar, cuestionar y pensar en múltiples soluciones.
Para una empresa que quiere un equipo de aprendices permanentes capaces de resolver problemas e innovar de forma colaborativa, no basta hacer el upskilling constantemente, ya que en el escenario actual las herramientas y las prácticas se quedan obsoletas muy rápidamente.
El proceso de educación corporativa debe incluir no sólo cómo hacer las cosas, sino también cómo crear cosas nuevas, para atraer y retener a personas con una mentalidad de aprendizaje continuo.
#5 Reflejar la colaboración en el plan de aprendizaje
Para convertir los objetivos de fomento de la colaboración en el trabajo en acciones prácticas en el plan de formación, es necesario trazar las competencias necesarias para el éxito de los equipos de trabajo colaborativos y buscar soluciones de formación específicas.
Algunos ejemplos de formación que pueden marcar la diferencia a la hora de crear una mentalidad colaborativa en la empresa:
- Comunicación colaborativa para equipos globales, para reducir los retos de las diferencias culturales.
- Comunicación inclusiva, para que las personas se sientan respetadas en su diversidad en el lugar de trabajo.
- Competencia lingüística, especialmente en inglés, que es la lengua más hablada en el contexto empresarial.
- Desarrollo de habilidades interpersonales, para aprender a comunicarse con confianza en uno mismo.
- Optimización de la conducción de reuniones
- Liderazgo
- Gestión de proyectos
- Colaboración y comunicación para equipos híbridos o remotos
Algo en común entre los temas enumerados anteriormente: todos ellos pueden estudiarse en la plataforma Voxy al mismo tiempo que el equipo alcanza la fluidez en inglés, con clases centradas en las habilidades empresariales.
Si el equipo opera en un contexto global, ya sea con miembros en diferentes países o cerrando acuerdos y atendiendo a clientes en otros idiomas, es una excelente estrategia desarrollar más de una competencia al mismo tiempo.
Herramientas para facilitar la colaboración en el trabajo
Algunas herramientas pueden ser especialmente útiles para estructurar un entorno de trabajo colaborativo. Algunos ejemplos de herramientas que pueden facilitar la colaboración en el trabajo y para crear equipos colaborativos son:
- Asana, Trello o Monday para la gestión de proyectos.
- Donut app, una extensión de Slack que programa reuniones con personas de diferentes áreas de la empresa para intercambiar ideas libremente
- Google Suite, para que los documentos sean accesibles, comentables y editables por todos los implicados
- Slack o Teams, para crear canales específicos para la comunicación colaborativa en equipo.
Conclusión
La colaboración en el trabajo es importante para empresas de todos los tamaños, y supone un reto no sólo crear sino también mantener la cultura de colaboración a medida que la empresa amplía su negocio.
Para mantener un equipo con las habilidades necesarias para trabajar en proyectos colaborativos, es necesario ir más allá de la formación que enseña cómo hacer cosas que ya están hechas e incluir una formación que fomente la creatividad, la comunicación y el aprendizaje continuo.
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