Un programa de job shadowing puede involucrar a los empleados en experiencias laborales significativas y acelerar su curva de aprendizaje en una posición laboral.
A las personas les encanta aprender y la falta de oportunidades para aprender y crecer es la principal razón por la que las personas renuncian a sus empleos.
La mayoría de las personas también disfrutan enseñar, compartir conocimientos y hablar sobre su experiencia, lo que crea el ambiente perfecto para tener programas de job shadowing en su organización.
¿Qué es el job shadowing?
El job shadowing es una forma de aprendizaje en el trabajo. Ocurre cuando los empleados aprenden observando a otra persona mientras realiza su trabajo.
Tiene similitudes con la mentoría, aunque la tutoría generalmente ocurre durante un período más prolongado que puede durar muchos años. La tutoría también a menudo tiene un enfoque más amplio, mientras que el job shadowing se enfoca en observar una tarea o trabajo específico.
Ejemplos de iniciativas de job shadowing
El job shadowing puede tomar varias formas. La más tradicional ocurre cuando el aprendiz sigue al anfitrión durante todo el día, observando cada tarea.
Con el entorno cambiando rápidamente hacia entornos remotos e híbridos, los programas de job shadowing pueden dividirse en cualquier formato que tenga más sentido para la organización.
Algunos ejemplos de iniciativas de job shadowing:
- Un nuevo vendedor se une al equipo de ventas y pasa las primeras tres semanas haciendo sombra a otros vendedores, profesionales de desarrollo de ventas y servicio al cliente.
- Un desarrollador de software asume un papel de director de proyectos en una iniciativa de reclutamiento interno y se une a un director de proyectos de otro producto.
¿Cuáles son los beneficios del job shadowing?
Tener un programa de job shadowing tiene muchos beneficios para el anfitrión, el aprendiz y la organización.
Beneficios para los empleados anfitriones:
- A menudo se utiliza el job shadowing para ayudar a los nuevos empleados a aprender sus trabajos, pero también es una herramienta efectiva para mejorar las habilidades (upskilling) de los empleados experimentados, avanzando en sus planes de desarrollo profesional.
- Oportunidad de compartir conocimientos y obtener una nueva perspectiva sobre su trabajo.
- Mejora continua de power skills como la comunicación.
Beneficios para el aprendiz:
- Oportunidad de hacer preguntas y obtener respuestas en tiempo real (importante para gestionar las muchas preguntas que surgen cuando alguien comienza en un puesto), acelerando el proceso de adaptación y haciendo que la incorporación sea menos abrumadora.
- Un espacio para comenzar a establecer contactos con nuevos colegas (muy importante para entornos remotos e híbridos).
- Una mejor comprensión de los desafíos que enfrentará la persona al desempeñar el trabajo.
- La sensación de que la empresa se preocupa por su desarrollo profesional.
Beneficios para la organización:
- Mayor compromiso, colaboración y compartición de conocimientos entre los empleados.
- Fomento de una cultura empresarial de aprendizaje continuo en el lugar de trabajo.
- Proceso de upskilling más rápido.
- Proceso de incorporación más rápido y acogedor.
¿Cómo puede una organización comenzar un programa de job shadowing?
#1 Establecer objetivos
El primer paso para establecer un programa de job shadowing es definir los objetivos del programa. Debes decidir lo que deseas lograr; por ejemplo, ¿quieres utilizarlo para ayudar a los gerentes recién ascendidos o para brindar una mejor experiencia de incorporación a los nuevos empleados?
Una vez que hayas determinado tus objetivos relacionados con la visión empresarial, comienza a definir un marco de trabajo y a determinar cómo medirás el éxito.
#2 Crear un marco de trabajo
Durante esta fase, debes tomar decisiones importantes, como listar posibles anfitriones, duración, frecuencia y formas de medir el éxito.
Si la organización trabaja en un entorno híbrido o remoto, recuerda también establecer un marco de trabajo para el job shadowing en línea.
El job shadowing remoto puede no permitir conversaciones casuales durante el café, pero brinda la oportunidad de que más personas puedan hacer sombra. Eso incluye trabajadores de otras geografías y divisiones que pueden agregar mucho al programa.
Preguntas a hacer al crear el marco de trabajo para tu programa de aprendizaje en el trabajo:
- ¿Cuáles son los departamentos que pueden beneficiarse del programa?
- ¿Quiénes son las personas en la organización que pueden ser anfitriones de un programa de job shadowing?
- ¿Cuánto tiempo pueden asignar a la iniciativa?
- ¿Cuándo comienza el proceso y cuánto tiempo durará?
- ¿Cuál es la frecuencia de las sesiones?
- ¿Cuáles son las métricas que medirán el éxito del programa?
- ¿Qué documentos y otro material necesitarás para establecer y comunicar el programa?
- ¿Cuál será el papel de la dirección en el proceso?
#3 Obtener el respaldo de la dirección
Contar con el respaldo de los líderes es crucial para todos los aspectos de tu plan de capacitación y desarrollo, y esto también es válido para el programa de job shadowing.
En muchas organizaciones, las iniciativas de job shadowing se organizan dentro de departamentos específicos.
Los líderes de estos departamentos poseen el conocimiento y la experiencia necesarios para estructurar y guiar el programa durante su duración. También pueden facilitar conexiones entre los aprendices y las personas o equipos pertinentes.
El proceso de incorporación es un momento crucial en la experiencia de un empleado, y es esencial incorporar el job shadowing en el proceso de incorporación de departamentos como atención al cliente y ventas. Esto asegura que los nuevos empleados reciban una introducción completa a sus roles y responsabilidades.
#4 Desarrollar los documentos y la comunicación que necesitarás
Para que los anfitriones, los aprendices y los líderes participen en el proceso, deberás proporcionarles instrucciones claras y mejores prácticas sobre cómo llevar a cabo el proceso.
- Plantilla de proyecto/tarea de Asana (u otra herramienta similar) para el programa de job shadowing, que se incluirá con otras tareas de incorporación.
- Una encuesta sobre el programa o preguntas incluidas en la encuesta de retroalimentación de incorporación.
- Guía para la persona que está siendo entrenada, con instrucciones sobre cómo ser un buen seguidor, sugiriendo preguntas para llevar a cabo las sesiones.
- Escribe una plantilla para los correos/mensajes que vas a enviar a las personas involucradas.
Algunas preguntas podrían incluir:
- ¿Cuál es la mejor parte de tu trabajo?
- ¿Cuál es el principal desafío que enfrentas en este momento?
- ¿Qué cambiarías en el rol/departamento laboral?
- ¿Recomiendas que lea algún contenido específico (publicaciones de blog, grabaciones de reuniones, etc.)?
- ¿Qué power skills crees que necesitaré para destacar en este rol?
#5 Comienza
Comienza a incorporar el job shadowing en tus programas de capacitación corporativa. Puedes comenzar con un departamento (servicio al cliente, ventas y fabricación son algunos ejemplos) o con un tipo de empleado, como los recién contratados.
Proporciona otros tipos de iniciativas de capacitación corporativa complementarias para reforzar las lecciones del programa de job shadowing.
Empareja cuidadosamente a los aprendices y los anfitriones en función de los objetivos individuales de carrera y organizacionales. Considera factores como la compatibilidad, las habilidades lingüísticas y la probabilidad de desarrollar relaciones entre departamentos.
#6 Difunde la información
Una vez que hayas diseñado tu programa, tengas el respaldo de la dirección y tus comunicaciones estén listas, es hora de que la gente lo sepa.
El involucramiento será mayor si los empleados comprenden los beneficios del programa para ellos y para la empresa. Inicia un proceso educativo para posibles anfitriones, aprendices y sus supervisores. Comunica los beneficios a través de herramientas de mensajería y reuniones abiertas.
Prepara a tus primeros participantes para el programa antes de que comience. Una buena manera de iniciar el programa es con una llamada de rompehielos y preparación con el aprendiz, el líder y la persona que brinda la capacitación.
Descubre sus expectativas y deseos para ver cómo el programa puede satisfacerlos. Además, proporciona información sobre logística y pautas de comportamiento profesional, la información que recopilarás en la guía del participante.
También, capacita al aprendiz y al anfitrión en la construcción de relaciones entre ellos. Ayuda al aprendiz a formular buenas preguntas y anímalo a tomar notas durante el proceso de shadowing. Agradece a los anfitriones por su tiempo.
#7 Recopila retroalimentación para mantener el programa relevante
El programa no será perfecto la primera vez que lo intentes. Realiza una encuesta de retroalimentación continua de todos los interesados y realiza ajustes según sea necesario antes de lanzar el programa de manera más amplia.
Además, verifica si el programa cumple con los objetivos que estableciste inicialmente. Continúa perfeccionando el programa con cada iteración.
Decide cuáles serán los próximos pasos para asegurarte de que el aprendiz y la empresa continúen aprovechando la capacitación. Pregunta al aprendiz qué más le gustaría aprender sobre la habilidad o el trabajo y la forma más conveniente en que podrías proporcionar esa capacitación.
Pregúntales si se sentirían cómodos convirtiéndose en anfitriones en el futuro (siempre es bueno hacer un seguimiento de quienes en el equipo disfrutan enseñar).
También, pregunta a los anfitriones acerca de sus propias necesidades de desarrollo. Aunque sean empleados senior, es posible que deseen hacer sombra a alguien como parte de su plan de capacitación en liderazgo.
Reflexiones finales
Un excelente programa de job shadowing puede ayudarte a retener empleados y llenar las brechas de habilidades más rápidamente, además de contribuir a fomentar una cultura de aprendizaje continuo en el lugar de trabajo.
Para aprovechar al máximo el programa de job shadowing, planifícalo cuidadosamente y continúa mejorándolo según la retroalimentación de los participantes y las métricas. Además, refuerza las lecciones que los empleados aprendieron a través del programa de job shadowing mediante otras oportunidades de capacitación.
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